POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. Objeto

Esta Política de Privacidad describe cómo Alma Technologies LLC. (“ALMA”) recopila, utiliza, almacena, protege, comparte y, cuando corresponda, elimina datos personales relacionados con sus sitios web, aplicaciones, servicios, agentes de inteligencia artificial y demás funcionalidades tecnológicas.

ALMA reconoce que la protección de datos personales constituye un componente esencial de la confianza, seguridad y gobierno responsable de sus servicios.

Esta Política debe interpretarse conjuntamente con los Términos y Condiciones de Uso y, cuando corresponda, con los contratos, Data Processing Agreements (“DPA”), acuerdos de confidencialidad u otros instrumentos celebrados entre ALMA y sus clientes.

2. Identificación de ALMA

El responsable de esta Política es:

Alma Technologies LLC.

1600 Van Lennen Ave, Suite 101

Cheyenne, WY 82001

Estados Unidos

Contacto general: contacto@goalma.ai

Privacidad: privacidad@goalma.ai

3. Alcance

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por ALMA en relación con:

a. visitantes del sitio web de ALMA;

b. usuarios registrados de sus servicios;

c. representantes, empleados y colaboradores de clientes o potenciales clientes;

d. personas que se comuniquen con ALMA;

e. proveedores y otros contactos profesionales;

f. información procesada mediante los servicios de ALMA cuando ALMA determine las finalidades y medios de dicho tratamiento; y

g. otras personas cuyos datos personales sean tratados directamente por ALMA en el desarrollo de sus actividades.

Cuando ALMA procese datos personales contenidos en documentos, archivos, bases de datos u otra información proporcionada por un cliente siguiendo sus instrucciones, ALMA podrá actuar como encargado, procesador, service provider o figura equivalente conforme a la legislación aplicable.

En dichos casos, el cliente podrá actuar como responsable o controller y las condiciones específicas del tratamiento podrán regularse mediante un DPA u otro instrumento contractual.

4. Roles de ALMA en el tratamiento de datos

La función jurídica de ALMA respecto de los datos personales dependerá del contexto en que sean tratados.

ALMA podrá actuar como responsable del tratamiento respecto de datos necesarios para administrar cuentas, gestionar relaciones comerciales, facturación, seguridad, soporte, comunicaciones, operación del sitio web y otras finalidades propias de ALMA.

ALMA podrá actuar como encargado del tratamiento cuando procese datos personales por cuenta y siguiendo las instrucciones de un cliente como parte de los servicios contratados.

La determinación de estos roles se realizará considerando la naturaleza del tratamiento y la legislación aplicable, y no exclusivamente la denominación utilizada en esta Política.

5. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación con ALMA y de los servicios utilizados, podremos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación y contacto: nombre, apellido, dirección de correo electrónico, teléfono, empresa, cargo y otros datos profesionales.

Datos de cuenta: identificadores de usuario, organización asociada, configuración de cuenta, roles, permisos y datos relacionados con autenticación y acceso.

Datos comerciales y contractuales: información relacionada con propuestas, contratos, servicios contratados, facturación, pagos y relación comercial.

Datos técnicos y de utilización: dirección IP, registros de acceso, dispositivo, navegador, eventos de seguridad, información de sesión y datos técnicos relacionados con la utilización y funcionamiento de los servicios.

Información de soporte y comunicaciones: consultas, solicitudes, comunicaciones y antecedentes proporcionados al interactuar con ALMA.

Información contenida en documentos o datos proporcionados por clientes: los servicios de ALMA permiten procesar documentos, expedientes, evidencias, bases de datos y otra información que puede contener datos personales.

ALMA no requiere que los clientes proporcionen datos personales que no sean necesarios para la finalidad del servicio y promueve la aplicación de criterios de minimización de datos.

6. Fuentes de los datos personales

ALMA puede obtener datos personales directamente de la persona, de la organización a la que pertenece, de clientes que utilizan nuestros servicios, de interacciones con nuestros sitios y aplicaciones, de proveedores tecnológicos utilizados para operar los servicios y de fuentes legítimamente accesibles cuando resulte necesario para una finalidad autorizada.

Cuando un cliente proporcione datos personales de terceros, será responsable de contar con las facultades, autorizaciones o bases jurídicas necesarias para hacerlo cuando así lo exija la legislación aplicable.

7. Finalidades del tratamiento

ALMA podrá tratar datos personales para:

a. proporcionar y operar sus servicios;

b. administrar cuentas, usuarios y accesos;

c. procesar documentos e información conforme a las funcionalidades solicitadas;

d. autenticar usuarios y proteger sus cuentas;

e. proporcionar soporte;

f. gestionar relaciones comerciales y contractuales;

g. procesar facturación y pagos;

h. mantener la seguridad de los servicios;

i. detectar, investigar y prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados e incidentes;

j. mantener trazabilidad y observabilidad;

k. mejorar la confiabilidad, seguridad y funcionamiento técnico de los servicios;

l. cumplir obligaciones legales y contractuales;

m. ejercer o defender derechos; y

n. comunicarse con clientes, usuarios y contactos profesionales.

ALMA limitará el tratamiento a finalidades legítimas, específicas y compatibles con el contexto correspondiente, de acuerdo con la legislación aplicable.

8. Bases jurídicas

Cuando la legislación aplicable requiera identificar una base jurídica para el tratamiento, ALMA podrá basarse, según corresponda, en la ejecución de un contrato o medidas precontractuales, cumplimiento de obligaciones legales, intereses legítimos de ALMA o de terceros, consentimiento del titular u otra base jurídicamente reconocida.

La base aplicable dependerá de la naturaleza del dato, la finalidad del tratamiento, la relación con el titular y la jurisdicción correspondiente.

Cuando ALMA actúe como encargado del tratamiento, procesará los datos personales conforme a las instrucciones documentadas del cliente y a las condiciones contractuales aplicables.

9. Información del Cliente

Los documentos, archivos, datos y demás información proporcionada por los clientes a ALMA se consideran “Información del Cliente” conforme a los Términos y Condiciones de Uso.

El cliente conserva los derechos que le correspondan sobre dicha información.

ALMA utilizará la Información del Cliente únicamente en la medida necesaria para proporcionar los servicios contratados, ejecutar las funcionalidades solicitadas, mantener la seguridad y operación de los servicios y cumplir las obligaciones legales o contractuales aplicables.

ALMA no utilizará el contenido confidencial proporcionado por un cliente para desarrollar productos destinados a otros clientes o para finalidades independientes de la prestación del servicio contratado.

10. Inteligencia artificial y datos personales

Determinadas funcionalidades de ALMA utilizan sistemas de inteligencia artificial para procesar documentos, analizar información, realizar extracciones, clasificaciones, evaluaciones o generar otros Resultados.

Dependiendo de la funcionalidad, dicho procesamiento puede utilizar agentes de inteligencia artificial, modelos fundacionales, sistemas de generación aumentada por recuperación (RAG), bases de conocimiento, reglas, metodologías y otros componentes tecnológicos.

Cuando la información procesada contenga datos personales, ALMA aplicará los controles de privacidad, seguridad, acceso, trazabilidad y gobierno correspondientes de acuerdo con la naturaleza y riesgo del tratamiento.

La utilización de inteligencia artificial no modifica las obligaciones de protección de datos que correspondan a ALMA, sus clientes o sus proveedores.

11. Entrenamiento de modelos

ALMA no utilizará la Información del Cliente para entrenar, reentrenar o realizar fine-tuning de modelos fundacionales generales, propios o de terceros, salvo autorización expresa del cliente.

ALMA tampoco utilizará el contenido de documentos, datos o información confidencial proporcionados por clientes para desarrollar productos destinados a otros clientes o para finalidades independientes del servicio contratado.

Esta restricción no impide el procesamiento de información técnica u operacional estrictamente necesaria para operar, proteger, observar y mantener los servicios, gestionar incidentes, mantener trazabilidad, realizar facturación o cumplir obligaciones legales o contractuales.

Dicha información técnica u operacional no será utilizada como mecanismo para reutilizar el contenido confidencial del cliente con fines de entrenamiento o desarrollo de productos para terceros.

12. Información técnica, telemetría y registros

ALMA podrá generar y conservar registros técnicos relacionados con la operación de los servicios.

Estos registros podrán incluir identificadores de ejecución, eventos del sistema, registros de acceso, información de rendimiento, errores, eventos de seguridad, utilización de funcionalidades, versiones de componentes y otra información necesaria para proporcionar trazabilidad, observabilidad, seguridad y confiabilidad.

ALMA procurará limitar la información contenida en estos registros a aquella razonablemente necesaria para dichas finalidades.

Los registros técnicos no serán utilizados como un mecanismo para apropiarse o reutilizar el contenido confidencial del cliente para finalidades diferentes de las autorizadas.

13. Proveedores y subprocesadores

ALMA utiliza proveedores tecnológicos para proporcionar determinadas capacidades necesarias para operar sus servicios.

Estos pueden incluir proveedores de infraestructura cloud, inteligencia artificial, bases de datos, almacenamiento, autenticación, observabilidad, seguridad, procesamiento, comunicaciones, soporte y despliegue.

Cuando dichos proveedores procesen datos personales por cuenta de ALMA, su utilización estará sujeta a evaluación y gestión conforme a la naturaleza del servicio, los riesgos asociados y las obligaciones legales y contractuales aplicables.

ALMA podrá mantener una Lista de Subprocesadores separada y actualizada, identificando los proveedores relevantes para el procesamiento de Información del Cliente.

La utilización de un proveedor determinado podrá cambiar como consecuencia de evolución tecnológica, seguridad, disponibilidad, calidad, riesgo o necesidades operacionales.

Cuando corresponda, ALMA gestionará dichos cambios conforme a las obligaciones de información o contractuales aplicables.

14. Comunicación de datos personales

ALMA no vende la Información del Cliente.

ALMA podrá comunicar datos personales cuando resulte necesario para proporcionar los servicios mediante proveedores autorizados; cumplir una obligación legal o requerimiento válido de una autoridad competente; proteger los derechos, seguridad o integridad de ALMA, sus clientes, usuarios o terceros; investigar fraude, abuso o incidentes de seguridad; ejecutar una operación corporativa legítima, sujeto a las salvaguardas correspondientes; o cuando exista autorización del titular o del cliente cuando resulte necesaria.

ALMA no comunicará datos personales a terceros para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron obtenidos, salvo que exista una base jurídica que lo permita.

15. Transferencias internacionales

ALMA es una compañía constituida en Estados Unidos y utiliza infraestructura y proveedores tecnológicos que pueden operar desde diferentes jurisdicciones.

En consecuencia, determinados datos personales podrán ser procesados o almacenados fuera del país en que se encuentre el usuario, cliente o titular de los datos.

Cuando la legislación aplicable establezca requisitos para transferencias internacionales de datos personales, ALMA utilizará los mecanismos jurídicos y salvaguardas que correspondan atendiendo a la jurisdicción, naturaleza del tratamiento y proveedores involucrados.

La ubicación de proveedores o infraestructura no será presentada por ALMA como equivalente, por sí sola, al cumplimiento de una determinada legislación de protección de datos.

16. Conservación y eliminación

ALMA conservará los datos personales durante el período razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron tratados y las obligaciones legales, contractuales, de seguridad, trazabilidad o defensa de derechos aplicables.

Los períodos de conservación podrán variar según la categoría de información, naturaleza del servicio, relación contractual, requisitos legales y riesgos asociados.

Cuando ALMA procese datos por cuenta de un cliente, la conservación y eliminación podrán regirse adicionalmente por las instrucciones del cliente y el DPA o contrato correspondiente.

Una vez finalizada la necesidad de conservación, ALMA adoptará medidas razonables para eliminar, anonimizar o mantener protegida la información cuando su conservación continúe siendo legalmente necesaria.

17. Seguridad de la información

ALMA mantiene medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger razonablemente los datos personales y la Información del Cliente frente a acceso, utilización, modificación, divulgación, pérdida o destrucción no autorizados.

Estas medidas se determinan considerando la naturaleza y sensibilidad de la información, arquitectura tecnológica, riesgos identificados, criticidad del servicio y obligaciones aplicables.

Podrán comprender, según corresponda, controles de acceso, autenticación, cifrado, segregación lógica, gestión de credenciales y secretos, registros de actividad, monitoreo, respaldo, gestión de vulnerabilidades, gestión de cambios y mecanismos de respuesta ante incidentes.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta y ALMA no realiza dicha garantía.

18. Incidentes de privacidad y seguridad

ALMA mantiene mecanismos para identificar, evaluar, contener, investigar y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales o Información del Cliente.

Cuando un incidente genere una obligación de notificación, ALMA realizará las comunicaciones requeridas conforme a la legislación aplicable, su rol respecto de los datos afectados y las obligaciones contractuales correspondientes.

Cuando ALMA actúe como encargado del tratamiento, colaborará razonablemente con el cliente para que este pueda cumplir las obligaciones que le correspondan.

19. Derechos de los titulares

Dependiendo de la legislación aplicable y de las circunstancias del tratamiento, una persona podrá tener derechos respecto de sus datos personales, incluyendo acceso, información, rectificación, actualización, eliminación, oposición, restricción, portabilidad, retiro del consentimiento u otros derechos reconocidos por la jurisdicción correspondiente.

Estos derechos no son absolutos y pueden encontrarse sujetos a requisitos, excepciones o limitaciones legales.

Las solicitudes podrán dirigirse a:

privacidad@goalma.ai

ALMA podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos frente a solicitudes fraudulentas o no autorizadas.

Cuando ALMA actúe únicamente como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, podrá remitir la solicitud al cliente correspondiente o colaborar con este para responderla, según proceda.

20. Decisiones automatizadas y clasificaciones

Determinados servicios de ALMA pueden realizar clasificaciones, priorizaciones, evaluaciones o análisis automatizados relacionados con documentos, obligaciones, riesgos, evidencias u otros elementos propios de los servicios.

Estas funciones no implican necesariamente la adopción de decisiones automatizadas sobre personas.

Cuando una funcionalidad implique tratamiento automatizado de datos personales que produzca efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre una persona, ALMA evaluará las obligaciones específicas que resulten aplicables, incluyendo, cuando corresponda, requisitos de información, intervención humana, evaluación de riesgos u otros derechos del titular.

ALMA no presumirá que toda clasificación técnica constituye elaboración de perfiles o una decisión automatizada sobre personas; dicha determinación dependerá de la naturaleza, finalidad y efectos reales del tratamiento.

21. Datos personales sensibles

Los servicios de ALMA no están diseñados para requerir sistemáticamente datos personales sensibles salvo cuando estos sean necesarios para una finalidad legítima del servicio y su tratamiento resulte jurídicamente permitido.

Los clientes deberán evitar proporcionar datos personales sensibles que no sean necesarios para la prestación del servicio.

Cuando ALMA deba procesarlos, aplicará medidas proporcionales a su naturaleza y riesgo y las condiciones adicionales que establezca la legislación aplicable.

22. Menores de edad

Los servicios de ALMA están dirigidos principalmente a organizaciones y profesionales y no están diseñados para ser utilizados directamente por menores de edad.

ALMA no busca recopilar intencionalmente datos personales de menores mediante sus servicios generales.

Si ALMA toma conocimiento de que ha recopilado directamente datos personales de un menor sin la autorización requerida por la legislación aplicable, adoptará las medidas razonables correspondientes.

Lo anterior no impide que documentos legítimamente procesados por clientes puedan contener información relativa a menores cuando exista una finalidad y base jurídica válida para dicho tratamiento.

23. Cookies y tecnologías similares

El sitio web y los servicios de ALMA podrán utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para autenticación, seguridad, funcionamiento, preferencias, medición o análisis de utilización.

Cuando la legislación aplicable requiera consentimiento u otro mecanismo de elección respecto de determinadas cookies o tecnologías, ALMA implementará los controles correspondientes.

La información específica sobre las tecnologías utilizadas podrá ser proporcionada mediante un aviso o Política de Cookies cuando corresponda.

24. Comunicaciones comerciales

ALMA podrá utilizar datos de contacto profesional para enviar comunicaciones relacionadas con sus servicios, actividades o relación comercial cuando exista una base legítima para hacerlo.

Las personas podrán solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales mediante los mecanismos proporcionados en dichas comunicaciones o escribiendo a ALMA.

Las comunicaciones operacionales, de seguridad, contractuales o relacionadas directamente con un servicio podrán continuar cuando sean necesarias aunque una persona haya optado por no recibir comunicaciones comerciales.

25. Legislación aplicable y alcance internacional

ALMA opera internacionalmente y sus actividades pueden encontrarse sujetas a diferentes regímenes de protección de datos dependiendo, entre otros factores, de la ubicación del titular, ubicación del cliente, naturaleza del tratamiento, establecimiento de las partes y alcance territorial de la legislación correspondiente.

ALMA evaluará las obligaciones aplicables conforme a cada contexto y no presume que una determinada legislación se aplique universalmente a todos sus tratamientos.

Cuando resulte aplicable, ALMA adoptará las medidas necesarias para cumplir las obligaciones imperativas correspondientes.

Esta Política no debe interpretarse como una declaración de certificación bajo una determinada norma o estándar ni como una afirmación de que todas las legislaciones de privacidad existentes resultan simultáneamente aplicables a ALMA.

26. Privacidad en Chile

A la fecha de publicación de esta Política, el tratamiento de datos personales en Chile se encuentra principalmente regulado por la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, sin perjuicio de otras normas aplicables.

La Ley N.º 21.719, que modifica sustancialmente el régimen chileno de protección de datos personales y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, fue publicada y entrará en vigencia el 1 de diciembre de 2026.

ALMA considerará este nuevo marco regulatorio en sus políticas, procedimientos, contratos y controles para incorporar las obligaciones que resulten aplicables a partir de su entrada en vigencia.

27. Privacidad en Estados Unidos

Determinadas leyes estatales de privacidad de Estados Unidos establecen obligaciones dependiendo, entre otros factores, de la jurisdicción, actividad realizada, naturaleza del tratamiento y umbrales establecidos por cada legislación.

La existencia de operaciones o usuarios en un determinado estado no implica necesariamente que todos los requisitos de su legislación general de privacidad resulten aplicables a ALMA.

Cuando una normativa estatal resulte aplicable, ALMA adoptará las medidas correspondientes y facilitará los derechos que legalmente procedan.

28. Espacio Económico Europeo y otras jurisdicciones

Cuando el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (“GDPR”) u otra legislación equivalente resulte aplicable a un tratamiento realizado por ALMA, se aplicarán las bases jurídicas, obligaciones de transparencia, derechos de los titulares, requisitos respecto de encargados y mecanismos de transferencia internacional que correspondan.

La referencia al GDPR en esta Política no implica que ALMA se encuentre sometida al GDPR respecto de todos sus tratamientos ni constituye una certificación de cumplimiento.

29. Venta y utilización comercial de datos personales

ALMA no vende la Información del Cliente ni utiliza su contenido confidencial como producto de datos para terceros.

Cuando una legislación aplicable utilice conceptos específicos como “venta”, sharing, publicidad dirigida u otros tratamientos definidos legalmente, ALMA evaluará sus actividades conforme a dichas definiciones y habilitará los mecanismos exigidos cuando corresponda.

30. Cambios a esta Política

ALMA podrá actualizar esta Política como consecuencia de cambios en sus servicios, arquitectura, proveedores, prácticas de tratamiento, legislación aplicable o sistema de gobierno.

Cuando un cambio sea material, ALMA adoptará mecanismos razonables para informar a los usuarios o clientes afectados cuando corresponda.

La versión vigente indicará su fecha de publicación.

31. Contacto y solicitudes de privacidad

Las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con privacidad o protección de datos podrán dirigirse a:

Alma Technologies LLC.

1600 Van Lennen Ave, Suite 101

Cheyenne, WY 82001

Estados Unidos

Correo de privacidad: privacidad@goalma.ai

Contacto general: contacto@goalma.ai